Hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây: hướng dẫn cho doanh nghiệp nhỏ

Hệ thống điện thoại văn phòng của bạn đã cũ, nhưng việc thay thế kéo theo nhiều câu hỏi thực tế: bạn có giữ được số hiện tại không, có dùng lại được điện thoại bàn không, và nhân viên có thể nghe máy từ xa không? So sánh hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây nghĩa là phải xem xét không chỉ giá quảng cáo mà cả hạn mức gọi, khả năng hỗ trợ thiết bị và yêu cầu chuyển đổi.

“Cloud phone” cũng có thể chỉ một thiết bị Android từ xa. Proxy CyberYozh APP cung cấp kết nối cho các môi trường Android này và cho việc kiểm thử ứng dụng theo khu vực, còn nhà cung cấp điện thoại đám mây xử lý các cuộc gọi kinh doanh của bạn.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây là gì

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây đặt phần mềm quản lý cuộc gọi trên hạ tầng của nhà cung cấp, cho phép doanh nghiệp quản lý người dùng, số điện thoại và định tuyến qua bảng điều khiển trực tuyến. Khi so sánh các dịch vụ, những thuật ngữ sau mô tả các phần khác nhau của hệ thống:

• VoIP (Voice over Internet Protocol): Công nghệ truyền giọng nói qua mạng IP.

• Hệ thống điện thoại lưu trữ (hosted): Dịch vụ trong đó nhà cung cấp lưu trữ phần mềm xử lý các cuộc gọi kinh doanh.

• Cloud PBX: Tổng đài nhánh riêng được lưu trữ trên đám mây, quản lý số máy lẻ, định tuyến cuộc gọi, hộp thư thoại và các chức năng điện thoại liên quan.

• UCaaS (Unified Communications as a Service): Gói đăng ký rộng hơn, có thể kết hợp cuộc gọi, nhắn tin, họp trực tuyến và công cụ cộng tác.

Hệ thống điện thoại VoIP dựa trên đám mây kết hợp cuộc gọi VoIP với phần mềm điện thoại được lưu trữ từ xa. VoIP cũng có thể hoạt động qua tổng đài PBX đặt tại chỗ, nên dùng VoIP không nhất thiết có nghĩa là hệ thống của bạn nằm trên đám mây.

Hệ thống điện thoại đám mây hoạt động thế nào với nhóm tại văn phòng và làm việc từ xa

Một khách hàng gọi đến số chính của công ty khi đội kinh doanh chia ra làm việc tại văn phòng và tại nhà. Với hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, cuộc gọi đó thường diễn ra theo trình tự sau:

1. Khách hàng quay số kinh doanh của công ty.

2. Hệ thống kiểm tra giờ làm việc và định tuyến cuộc gọi đến nhóm hoặc nhân viên đã chọn.

3. Một nhân viên đang rảnh trả lời trên điện thoại bàn, máy tính hoặc ứng dụng di động tương thích.

4. Nếu cần đồng nghiệp khác hỗ trợ, nhân viên chuyển cuộc gọi.

5. Cuộc gọi nhỡ được chuyển đến hộp thư thoại hoặc điểm đến khác đã cấu hình.

Nhà cung cấp duy trì nền tảng lưu trữ, còn doanh nghiệp của bạn quản lý kết nối internet, thiết bị, quyền người dùng và cài đặt định tuyến. Quản trị tập trung cho phép bạn thêm nhân viên và điều chỉnh cách xử lý cuộc gọi giữa các địa điểm. Tính năng phụ thuộc vào gói đăng ký, và nhân viên vẫn cần kết nối hoạt động tốt.

Cuộc gọi giữa những người dùng cùng một ứng dụng có thể chỉ diễn ra trong dịch vụ đó. Gọi hoặc nhận cuộc gọi từ số điện thoại thông thường cần kết nối với mạng điện thoại công cộng, được cung cấp qua gói cước gọi của nhà cung cấp hoặc thỏa thuận với nhà mạng được hỗ trợ.

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên những tính năng nào

Hãy ưu tiên các tính năng giải quyết vấn đề hằng ngày, như cuộc gọi nhỡ, bàn giao thiếu rõ ràng hoặc thời gian mất vào việc cập nhật hồ sơ khách hàng. Kiểm tra gói đăng ký cần thiết trước khi so sánh giá.

CyberYozh phù hợp ở đâu bên cạnh điện thoại đám mây Android

Hãy xem một agency nhỏ xử lý cuộc gọi của khách hàng qua nhà cung cấp điện thoại và dùng môi trường Android của GeeLark cho các tác vụ ứng dụng di động và kiểm thử theo khu vực. CyberYozh cung cấp kết nối proxy cho các tác vụ Android đó, còn nhà cung cấp điện thoại đảm nhận việc gọi điện kinh doanh.

Chọn kết nối phù hợp với tác vụ Android. Lưu lượng không giới hạn với proxy di động Mỹ, giá từ $1.70, giúp chi phí lưu lượng dễ dự đoán khi tác vụ của bạn cần lối ra qua nhà mạng di động Mỹ. Điều này giúp bạn kiểm tra cách ứng dụng phản hồi với IP của mạng di động. Hãy dùng các tùy chọn điều khiển phiên cho các hành động liên quan, sau đó đổi IP thủ công hoặc qua API khi cần. Lưu lượng không giới hạn là cách tính phí, không có nghĩa là tốc độ không giới hạn hay đảm bảo truy cập.

Giúp các lần kiểm tra theo khu vực có thể lặp lại. So sánh các lựa chọn proxy Mỹ theo loại kết nối mà bài kiểm thử của bạn yêu cầu. Xác minh IP đầu ra, giữ cài đặt tài khoản và ngôn ngữ nhất quán, và ghi lại kết nối đã dùng cho mỗi lần kiểm thử. Quyền truy cập vị trí của thiết bị và cài đặt ứng dụng cũng có thể ảnh hưởng đến hành vi theo khu vực, vì vậy hãy giữ các điều kiện này nhất quán khi so sánh kết quả.

Chọn các công cụ còn lại phù hợp với tác vụ. Hãy chọn proxy ISP tĩnh Mỹ, giá từ $5.29, khi bạn cần IP cố định, dùng kiểm tra IP Fraud Score để đánh giá uy tín IP và áp dụng các tùy chọn điều khiển qua API để lặp lại các bước quản lý kết nối.

Kiểm tra uy tín không đo chất lượng cuộc gọi và không chẩn đoán các nhãn spam của caller ID. Kích hoạt SMS hỗ trợ các tác vụ xác minh đủ điều kiện và tách biệt với dịch vụ điện thoại doanh nghiệp lâu dài.

Cách chọn hệ thống điện thoại đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ

Khi so sánh hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, hãy bắt đầu từ phần mềm nhân viên đang dùng, các điện thoại bạn muốn giữ lại và những cuộc gọi doanh nghiệp xử lý. Một ứng dụng quen thuộc có thể giảm thời gian đào tạo, nhưng vẫn cần đúng giấy phép, hỗ trợ phần cứng và gói cước gọi.

Danh sách rút gọn dưới đây đối chiếu các khả năng mà nhà cung cấp công bố với những yêu cầu kinh doanh phổ biến.

Hãy thu hẹp danh sách còn hai hoặc ba ứng viên, rồi yêu cầu từng nhà cung cấp trình diễn cùng một cấu hình với gói mà bạn sẽ mua. Bản demo của gói cao hơn có thể che giấu việc báo giá của bạn thiếu một tính năng.

Hãy dùng danh sách kiểm tra sau:

1. Cuộc gọi đến: Định tuyến khách hàng đến đúng người hoặc nhóm đổ chuông.

2. Chuyển cuộc gọi: Chuyển người gọi cho đồng nghiệp bằng một thiết bị được hỗ trợ khác.

3. Hộp thư thoại: Để lại tin nhắn và truy xuất từ ứng dụng của nhân viên.

4. Xử lý ngoài giờ: Cho thấy người gọi nghe thấy gì và cuộc gọi được chuyển đến đâu.

5. Quản lý người dùng: Thêm nhân viên, gán quyền và thu hồi quyền truy cập của họ.

Điều gì quyết định chất lượng và độ tin cậy của cuộc gọi?

Với hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, gói internet nhanh không đảm bảo cuộc trò chuyện rõ ràng. Kết nối còn phải truyền dữ liệu giọng nói ổn định, với độ trễ tối thiểu.

• Độ trễ (latency) là khoảng chậm trong việc truyền âm thanh, có thể khiến người gọi ngập ngừng hoặc nói chồng lên nhau.

• Jitter là sự biến thiên thời gian đến của các gói tin, có thể làm âm thanh không đều.

• Mất gói tin (packet loss) nghĩa là một phần dữ liệu giọng nói không đến nơi, có thể gây ngắt quãng hoặc méo tiếng.

Nếu cuộc gọi bị đứt đoạn, hãy kiểm tra Wi-Fi quá tải, các tệp tải lên dung lượng lớn, tai nghe hoặc thiết bị mạng bị lỗi, và cài đặt tường lửa xung đột với yêu cầu của nhà cung cấp. Hãy so sánh kết nối có dây và không dây, đồng thời kiểm tra riêng mạng gia đình của nhân viên làm từ xa.

Hãy thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời trong giờ làm việc bình thường, khi các ứng dụng doanh nghiệp khác đang hoạt động. Kiểm tra cuộc gọi đến, chuyển cuộc gọi và các cuộc trò chuyện dài hơn. Bài kiểm tra vào buổi tối vắng lặng có thể bỏ sót tình trạng nghẽn mạng xuất hiện khi mọi người cùng làm việc.

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp cũng khác với khả năng khả dụng tại chỗ. Dịch vụ có thể vẫn trực tuyến trong khi văn phòng của bạn mất internet hoặc điện. Hãy cân nhắc kết nối internet dự phòng và nguồn pin bảo vệ cho thiết bị mạng và điện thoại thiết yếu. Cấu hình chuyển tiếp hoặc chuyển tràn cuộc gọi do nhà cung cấp hỗ trợ đến một điểm đến có kết nối độc lập, và kiểm tra cách nó hoạt động khi xảy ra sự cố.

Hãy làm theo hướng dẫn về proxy và tường lửa của nhà cung cấp điện thoại. Microsoft và Zoom khuyến nghị dùng đường truyền trực tiếp cho lưu lượng thời gian thực khi có thể, vì định tuyến qua proxy trung gian có thể gây ra độ trễ, jitter hoặc mất gói tin. Do đó, thêm proxy không phải là cách khắc phục chung cho âm thanh kém.

Cách chuyển số hiện có và điện thoại văn phòng

Chuyển sang hệ thống điện thoại doanh nghiệp trên nền tảng đám mây gồm hai việc riêng biệt: chuẩn bị dịch vụ mới và chuyển số điện thoại. Nếu bạn tìm kiếm “office telephone systems voip” với hy vọng dùng lại thiết bị hiện có, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra tính tương thích.

1. Kiểm kê hệ thống hiện tại. Liệt kê mọi số điện thoại, người dùng, mẫu điện thoại bàn, hợp đồng hiện tại và tuyến cuộc gọi. Bao gồm cả đường dây dùng chung và các số chỉ thỉnh thoảng mới dùng.

2. Kiểm tra thiết bị đang kết nối. Xác định máy fax, hệ thống báo động, hệ thống kiểm soát cửa ra vào và các thiết bị khác đang dùng đường dây hiện có. Xác nhận yêu cầu của chúng với nhà cung cấp thiết bị.

3. Xác minh tính tương thích và khả năng chuyển số. Yêu cầu nhà cung cấp mới xác nhận các mẫu điện thoại được hỗ trợ, yêu cầu cấp phát (provisioning) và điều kiện chuyển từng số.

4. Chạy thử nghiệm. Cấp số tạm thời cho một nhóm nhỏ và kiểm tra các thiết bị cùng tính năng họ dùng hằng ngày.

5. Cấu hình dịch vụ. Thiết lập giờ làm việc, định tuyến, hộp thư thoại, quyền và địa điểm khẩn cấp trước khi chuyển các số tiếp xúc với khách hàng.

6. Lên lịch chuyển số. Thống nhất thời điểm chuyển đổi với các nhà cung cấp, chuẩn bị cho nhân viên và có sẵn phương thức liên lạc dự phòng.

7. Xác nhận kết quả. Kiểm tra cuộc gọi đến và đi, chuyển cuộc gọi, caller ID, hộp thư thoại và nhắn tin. Làm theo quy trình do nhà cung cấp phê duyệt để kiểm tra gọi khẩn cấp.

8. Xử lý nốt các phụ thuộc còn lại. Xác nhận mọi số dự kiến đã được chuyển và thiết bị kết nối hoạt động trước khi hủy dịch vụ cũ. Kiểm tra xem có đường dây nào cần giữ hoạt động không.

Doanh nghiệp Mỹ và Canada nên kiểm tra gì trước khi ký hợp đồng

Nếu bạn đang tìm “voip phone canada”, hãy tách ba yêu cầu: gọi đến số Canada, có số doanh nghiệp Canada và hỗ trợ nhân viên đang ở Canada. Một gói đáp ứng yêu cầu đầu tiên không tự động đáp ứng hai yêu cầu còn lại.

Trước khi ký, hãy xác nhận:

• Số điện thoại: Mã vùng địa phương có sẵn, các lựa chọn số miễn phí cước gọi và điều kiện chuyển số hiện có.

• Cuộc gọi: Các điểm đến Mỹ–Canada được bao gồm, giới hạn sử dụng, trường hợp loại trừ và phí số miễn phí cước gọi.

• Thanh toán: Giá tính bằng USD hay CAD, cùng thuế và các khoản phí bổ sung.

• Nhân viên: Dịch vụ có sẵn tại từng địa điểm làm việc và giờ hỗ trợ giữa các múi giờ.

• Nhắn tin: Các số đủ điều kiện, điểm đến được hỗ trợ, hạn mức tin nhắn và các yêu cầu đăng ký hoặc xác minh áp dụng.

Hãy kiểm tra riêng việc gọi khẩn cấp. Hướng dẫn của FCC đề cập đến việc quay số 911 trực tiếp và khả năng thông báo đối với các hệ thống điện thoại nhiều đường dây áp dụng tại Mỹ. Hãy hỏi nhà cung cấp các yêu cầu này áp dụng thế nào với hệ thống của bạn.

CRTC mô tả VoIP cố định là có Enhanced 911 khi khả dụng, trong khi hướng dẫn của cơ quan này nêu Basic 911 cho VoIP di động (nomadic). Hãy xác nhận cách nhà cung cấp định tuyến cuộc gọi khẩn cấp, xác định vị trí người gọi và cập nhật hồ sơ vị trí khi nhân viên di chuyển. Hãy yêu cầu xác nhận các chi tiết đó cho đúng dịch vụ và địa điểm của nhân viên trước khi cam kết.